Datenschutzhinweis zu Bewerbungsprozessen bei der TimberTec GmbH
Um unsere Informationspflichten nach den Art. 12 und13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Bezug auf Ihre Bewerbung zu erfüllen, stellen wir Ihnen nachfolgend unsere Informationen zum Datenschutz dar.
1. Verantwortung für die Datenerhebung und Verarbeitung
Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechts ist die
TimberTec GmbH, Max-Planck-Straße 15, 23071 Eutin
vertreten durch die Geschäftsführung lt. Impressum
Telefon +49 452176000
info@TimberTec.com
2. Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist grundsätzlich Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG und dem daraus resultierenden Arbeitsvertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO zum Beispiel dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Die Aufnahme in den Bewerberpool und die damit verbundene Datenweitergabe im Unternehmensverbund erfolgt über eine Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.
3. Umfang der Datenerhebung- und Verarbeitung
Die personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen entweder direkt über unser Bewerbungsmanagementsystem „Teamtailor“, per E-Mail, oder über soziale Medien, eine Personalagentur oder einen direkten Kontakt unserer Organisation in Form Ihrer Bewerbung, Ihrem Lebenslauf oder anderen Dokumenten erhalten, werden ausschließlich zu Zwecken im Rahmen des Bewerbungs-/Einstellungsprozesses verarbeitet.
Diese Zwecke sind im Regelfall:
- Anbahnung, Begründung und/oder Durchführung eines Beschäftigungsverhältnisses in Folge eines Bewerbungsverfahrens, das auf Ihre Initiative oder der Ausschreibung einer Stelle erfolgt.
- Aufnahme in unseren Talentpool.
Ihre Daten werden zum Zweck der Anbahnung und/oder Durchführung eines Beschäftigungsverhältnisses in unserem Datenverarbeitungssystem verarbeitet. Bei den erhobenen Daten handelt es sich im Regelfall um:
- Vorname/Name
- Titel
- Anschrift
- Geburtsdatum
- Geschlecht
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Frühester Eintrittstermin
- (optional) Bilder und Videos
- (optional) Informationen aus Facebook-, LinkedIn- und Xing-Konten oder anderen von Ihnen zur Verfügung gestellten sozialen Medien
- Antworten auf Fragen, die im Rahmen des Rekrutierungsprozesses gestellt werden
- Ausbildungen
- Qualifikationspapiere
Personenbezogene Daten, die Sie uns darüber hinaus in Verbindung mit Ihrer Bewerbung mitteilen, werden von uns ebenso berücksichtigt. Bitte nennen Sie uns jedoch keine sensiblen Daten über beispielsweise Religion, Rasse, politische Ansichten, Gewerkschaftszugehörigkeit, sexuelle Orientierung oder Gesundheit. Diese Art von Informationen dürfen nicht verarbeiten. Erhalten wir derartige Daten, können wir Ihre Bewerbung möglicherweise nicht weiter berücksichtigen. In diesem Fall werden Ihre Daten nach 90 Tagen automatisch gelöscht.
4. Dauer der Datenspeicherung und Löschung
- Bei einer Absage für mindestens drei Monate und höchstens sechs Monate nach Ablauf des konkreten Einstellungsverfahrens. Die Speicherung dient insbesondere Beweiszwecken im Falle eines Rechtsstreits. Ist erkennbar, dass die Daten in vorbenanntem Fall nach Fristablauf weiterhin benötigt werden, erfolgt die Löschung erst, wenn der Zweck für die Speicherung entfällt.
- Bei vorliegender Einwilligung für eine spätere Kontaktaufnahme für Informationen über interessante Stellen aus dem Unternehmensverbund (Aufnahme in unseren Talentpool) speichern und nutzen wir Ihre Daten für bis zu 12 Monate. Die Aufnahme in den Talentpool ist freiwillig und Ihre Ablehnung beeinflusst nicht die Beurteilung Ihrer Bewerbung.
- Bei einer Einstellung gelten unsere Speicherfristen für Mitarbeiter.
5. Weitergabe von personenbezogen Daten an Dritte
HR-Mitarbeiter, Recruiting-Spezialisten, Personalverantwortliche und Manager der TimberTec GmbH können Ihre personenbezogenen im Rahmen des Bewerbungsprozesses verarbeiten.
Die freiwillige Aufnahme in den Talentpool bedeutet, dass HR-Mitarbeiter, Recruiting-Spezialisten, Personalverantwortliche und Manager der TimberTec GmbH Ihre personenbezogenen Daten innerhalb des Firmenverbundes, bestehend aus der Iptor Supply Chain Systems AB-Gruppe mit z.B. Iptor SE, TimberTec GmbH und SRS Group GmbH, im Rahmen des Bewerbungsprozesses verarbeiten können.
Weiterhin können wir die personenbezogenen Daten der Nutzer an folgende Stellen weitergeben:
- Unsere Auftragnehmer und Unterauftragnehmer, die als unsere Auftragsverarbeiter und Unterauftragsverarbeiter gemäß unseren Anweisungen für die Bereitstellung des Dienstes tätig sind.
- Behörden oder Rechtsberater im Falle eines Verdachts auf kriminelles oder unangemessenes Verhalten.
- Behörden, Rechtsberater oder andere Akteure, wenn dies aufgrund von Gesetzen oder behördlichen Anordnungen von uns verlangt wird.
Für die Sicherstellung der Einhaltung der Datenschutzgesetze haben wir Auftragsverarbeitungsverträge mit unseren Auftragnehmern geschlossen und gewährleisten dadurch, dass Sie Ihre Rechte auch gegenüber diesen ausüben können.
Wir arbeiten mit den folgenden Kategorien von Verarbeitern personenbezogener Daten zusammen: Anbieter eines Applicant Tracking System/Bewerbungsmanagementsystems, Server- und Hosting-Unternehmen, E-Mail-Referenzunternehmen, Videoverarbeitungsunternehmen, Informationsbeschaffungsunternehmen, Analysedienstleistungsunternehmen und andere Unternehmen im Hinblick auf die Bereitstellung des Dienstes.
Wir werden Ihre personenbezogenen Daten niemals außerhalb der Iptor Supply Chain Systems AB-Gruppe weitergeben. Eine Ausnahme besteht, wenn Sie mit uns vereinbaren, dass wir persönliche Referenzen über Sie einholen dürfen. In diesem Fall erhalten wir die jeweiligen Kontaktangaben direkt von Ihnen. Wir werden uns bei Ihrem Ansprechpartner ausschließlich über frühere Beschäftigungszeiten informieren. Es werden keine sensiblen Daten besprochen.
6. Speicherort
Ihre im Bewerbungsprozess erhaltenen personenbezogenen Daten werden innerhalb der EU/des EWR oder in einem Drittland, das nach Ansicht der Europäischen Kommission ein angemessenes Schutzniveau aufweist, gespeichert und verarbeitet.
7. Betroffenenrechte
Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben. Sie haben Anspruch auf eine kostenfreie Kopie der verarbeiteten personenbezogenen Daten. Für weitere angeforderte Kopien haben wir das Recht, eine angemessene Gebühr auf der Grundlage der Verwaltungskosten für eine solche Anforderung zu erheben.
Sie haben ein Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten soweit Ihnen dies gesetzlich gemäß Art. 16, 17 und 18 DSGVO zusteht.
Sie haben ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Insbesondere haben Sie ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 und 2 DSGVO gegen die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit der Speicherung im Talentpool.
Unter bestimmten Umständen haben Sie ein Recht auf Datenübertragbarkeit, d.h. Sie können verlangen, Ihre personenbezogenen Daten zu erhalten und diese an einen anderen Verantwortlichen zu übertragen, sofern dies die Rechte und Freiheiten anderer nicht beeinträchtigt.
Ferner haben Sie das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
8. Kontakt
Für die Wahrnehmung Ihrer Rechte, für Fragen, weitere Informationen über unseren Umgang mit personenbezogenen Daten wenden Sie sich bitte an unseren
Datenschutzbeauftragten. Diesen erreichen Sie unter folgender Adresse: datenschutzbeauftragter@TimberTec.com
Zur Kontaktaufnahme mit uns bezüglich des Bewerbungsprozesses verwenden Sie bitte die folgenden Kontaktdaten:
TimberTec GmbH, Max-Planck-Str. 15, 23701 Eutin
Telefon +49 452176000
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Privacy policy for recruitment using Teamtailor
The service for handling recruitments and simplifying the hiring process (the "Service") is powered by Teamtailor on behalf of Iptor ("Controller" “we” “us” etc.). It is important that the persons using the Service ("Users”) feel safe with, and are informed about, how we handle User's personal data in the recruitment process. We strive to maintain the highest possible standard regarding the protection of personal data. We process, manage, use, and protect User's Personal Data in accordance with this Privacy Policy ("Privacy Policy").
1. General
We are the controller in accordance with current privacy legislations. The Users’ personal data is processed with the purpose of managing and facilitating recruitment of employees to our business.
2. Collection of personal data
We are responsible for the processing of the personal data that the Users contributes to the Service, or for the personal data that we in other ways collects with regards to the Service.
When and how we collect personal data
We collect personal data about Users from Users when Users;
- make an application through the Service or otherwise, adding personal data about themselves either personally or by using a third-party source such as Facebook or LinkedIn; and
- use the Service to connect with our staff, adding personal data about themselves either personally or by using a third-party source such as Facebook or LinkedIn.
- provides identifiable data in the chat (provided through the website that uses the Service) and such data is of relevance to the application procedure;
We collect data from third parties, such as Facebook, LinkedIn and through other public sources. This is referred to as “Sourcing” and be manually performed by our employees or automatically in the Service.
In some cases, existing employees can make recommendations about potential applicants. Such employees will add personal data about such potential applicants. In the cases where this is made, the potential applicant is considered a User in the context of this Privacy Policy and will be informed about the processing.
The types of personal data collected and processed
The categories of personal data that can be collected through the Service can be used to identify natural persons from names, e-mails, pictures and videos, information from Facebook and LinkedIn-accounts, answers to questions asked through the recruiting, titles, education and other information that the User or others have provided through the Service. Only data that is relevant for the recruitment process is collected and processed.
Purpose and lawfulness of processing
The purpose of the collecting and processing of personal data is to manage recruiting. The lawfulness of the processing of personal data is our legitimate interest to simplify and facilitate recruitment.
Personal data that is processed with the purpose of aggregated analysis or market research is always made unidentifiable. Such personal data cannot be used to identify a certain User. Thus, such data is not considered personal data.
The consent of the data subject
The User consents to the processing of its personal data with the purpose of Controller’s handling recruiting. The User consents that personal data is collected through the Service, when Users;
- make an application through the Service, adding personal data about themselves either personally or by using a third-party source as Facebook or LinkedIn, and that Controller may use external sourcing-tools to add additional information; and
- when they use the Service to connect to Controller’s recruitment department, adding personal data about themselves either personally or by using a third-party source such as Facebook or LinkedIn.
The User also consents to the Controller collecting publically available information about the User and compiles them for use in recruitment purposes.
The User consents to the personal data being collected in accordance with the above a) and b) will be processed according to the below sections Storage and transfer and How long the personal data will be processed.
The User has the right to withdraw his or her consent at any time, by contacting Controller using the contact details listed under 9. Using this right may however, mean that the User can not apply for a specific job or otherwise use the Service.
Storage and transfers
The personal data collected through the Service is stored and processed inside the EU/EEA, or such third country that is considered by the European Commission to have an adequate level of protection, or processed by such suppliers that have entered into such binding agreements that fully complies with the lawfulness of third country transfers or to other supplies where adequate safeguards are in place to protect the rights of the data subjects whose data is transferred. To obtain documentation regarding such adequate safeguards, contact us using the Contact details listed in 9.
How long the personal data will be processed
If a User does not object, in writing, to the processing of their personal data, the personal data will be stored and processed by us as long as we deem it necessary with regards to the purposes stated above. Note that an applicant (User) may be interesting for future recruitment and for this purpose we may store Users’ Personal Data until they are no longer of value as potential recruitments. If you as a User wish not to have your Personal Data processed for this purpose (future recruitment) please contact us using the contact details in paragraph 9.
3. Users’ rights
Users have the right to request information about the personal data that is processed by us, by notifying in writing, us using the contact details below under paragraph 9 below. Users have the right to one (1) copy of the processed personal data which belongs to them without any charge. For further demanded copies, Controller has a right to charge a reasonable fee on the basis of the administrative costs for such demand.
Users have the right to, if necessary, rectification of inaccurate personal data concerning that User, via a written request, using the contact details in paragraph 9 below.
The User has the right to demand deletion or restriction of processing, and the right to object to processing based on legitimate interest under certain circumstances.
The User has the right to revoke any consent to processing that has been given by the User to Controller. Using this right may however, mean that the User can not apply for a specific job or otherwise use the Service.
The User has under certain circumstances a right to data portability, which means a right to get the personal data and transfer these to another controller as long as this does not negatively affect the rights and freedoms of others.
User has the right to lodge a complaint to the supervisory authority regarding the processing of personal data relating to him or her, if the User considers that the processing of personal data infringes the legal framework of privacy law.
4. Security
We prioritize the personal integrity and therefore works actively so that the personal data of the Users are processed with utmost care. We take the measures that can be reasonably expected to the make sure that the personal data of Users and others are processed safely and in accordance to this Privacy Policy and the GDPR-regulation.
However, transfers of information over the internet and mobile networks can never occur without any risk, so all transfers are made on the own risk of the person transferring the data. It is important that Users also take responsibility to ensure that their data is protected. It is the responsibility of the User that their login information is kept secret.
5. Transfer of personal data to third party
HR staff, Talent Acquisition Specialists, hiring managers and managers of Iptor may share and process your personal data within the wider Iptor Supply Chain Systems AB group, comprising Iptor, Timbertec GmbH and SRS Group GmbH, within the scope of the hiring process within the group.
We will not sell or otherwise transfer Users’ personal data to third parties.
We may transfer Users’ Personal Data to;
- our contractors and sub-contractors, acting as our Processors and Sub-Processors in accordance with our instructions, for the provision of the Service;
- authorities or legal advisors in case criminal or improper behaviour is suspected; and
- authorities, legal advisors or other actors, if required by us according to law or authority’s injunction.
We will only transfer Users’ personal data to third parties that we have confidence in. We carefully choose partners to ensure that the User’s personal data is processed in accordance to current privacy legislations. We cooperate with the following categories of processors of personal data; Teamtailor, who supplies the Service, server and hosting companies, e-mail reference companies, video processing companies, information-sourcing companies, analytical service companies and other companies with regards to suppling the Service.
6. Aggregated data (non-identifiable personal data)
We may share aggregated data to third parties. The aggregated data has in such instances been compiled from information that has been collected through the Service and can, for example, consist of statistics of internet traffic or the geological location for the use of the Service. The aggregated data does not contain any information that can be used to identify individual persons and is thus not personal data.
7. Cookies
When Users use the Service, information about the usage may be stored as cookies. Cookies are passive text files that are stored in the internet browser on the User’s device, such as computer, mobile phone or tablet, when using the Service. We use cookies to improve the User’s usage of the Service and to gather information about, for example, statistics about the usage of the Service. This is done to secure, maintain and improve the Service. The information that is collected through the cookies can in some instances be personal data and is, in such instances, regulated by our Cookie Policy.
Users can at any time disable the use of cookies by changing the local settings in their devices. Disabling of cookies can affect the experience of the Service, for example disabling some functions in the Service.
8. Changes
We have the right to, at any time, make changes or additions to the Privacy Policy. The latest version of the Privacy Policy will always be available through the Service. A new version is considered communicated to the Users when the User has either received an email informing the User of the new version (using the e-mail stated by the User in connection to the use of the Service) or when the User is otherwise informed of the new Privacy Policy.
9. Contact
For questions, further information about our handling of personal data or for contact with us in other matters, please use the below stated contact details; privacy.notification@iptor.com
